دانش نه داده هست و نه اطلاعات، اما به هر دو ربط دارد. برداشت غلط از این مفاهیم گاهی اوقات سبب شده است که شرکتها هزینه های زیادی را صرف خرید تکنولوژی کنند اما به چیزهایی که مد نظر داشتند دست نیابند. اغلب شرکتها دقیقا نمیدانند چه میخواهند و وقتی به نتیجه میرسند که هزینه زیادی را صرف یک سیستم کرده اند که به درد کار آنها نمی خورد و کارایی نداشته است.
داده ها
داده ها ( Data) مجموعه ای از واقعیتهای مجزی و نا همبسته درباره اتفاقات و حوادث هستند. تمام ارگانها به داده ها احتیاج دارند و برخی صنایح عمیقا به آن وابسته هستند. بانکها، شرکتهای بیمه و شرکتهای خدمات رسانی مثالهای واضحی هستند. حفظ و ضبط و مدیریت داده لازمه موفقیت آنهاست. داده فقط میگوید چه اتفال افتاده و هیچ قضاوتی یا توضیحی نمیدهد. با اینکه ماده اولیه تصمیم گیری داده است اما نمی گوید چه باید کرد.
اطلاعات
اطلاعات ( Information) پبغامهایی هستند که معمولا بطورت یک مدرک کاغذی و یا صوتی تصویری میباشند. کلمه "Inform " به معنی شکل دادن به چیزی یا کسی میباشد و " Information" یعنی شکل دادن نظر و فکر فردی که آنرا میگیرد. اطلاعات از طریق شبکه ها میان ارگانها جابجا میشود که بطورت ، نامه و ... میباشد.
برخلاف داده، اطلاعات معنی دارد. در واقع داده به اطلاعات تبدیل میشود وقتی که معنی و مفهوم دار شود.
دانش
دانش( Knowledge) مخلوطی از تجارب، کمیتها و اطلاعات بافتاری منظم است که یک قالبی برای ارزیابی و یکپارچه کردن و هماهنگ سازی تجارب و اطلاعات ایجاد میکند. معلومات نسبت به داده ها و اطلاعات بسیار به عمل نزدیکتر است. دانش را میتوان با عمل و تصمیماتی که به سبب آن اتخاذ میشود ارزیابی کرد. معلومات خوب و مناسب میتواند وسیله ای برای تصمیم گیری عاقلانه در مورد استراتژیها، رقبا، مشتریان، شبکه های توضیع و بهبود خط تولید باشد.
تمام افراد در یک ارگان حتما دانش را دیده و یا استفاده کرده اند. دانش سبب حرکت شرکتها میشوند. اما باید مدیریت شود و به همان اندازه که در نگهداری و مدیریت دارایی های شرکت سرمایه گزاری میشود، در این زمینه نیز باید بشود.
مدیریت دانش
در زمانه ای که شرکتها باید بدانند که چه میدانند و باید از از معلومان موثر و مفید استفاده شود، اندازه و وسعت پخش آنها، دریافت و رساندن آنها را به جایی که مورد نیاز است مشکل میکند.
معلومات در یک شرکت بین المللی و پراکندگی دفاتر و تنوع محصول و عملیات، بسیار زیاد است. اما مساله اینجاست! چگونه چیزی را که احتیاج دارند پیدا کنند؟!
داشتن دانش و آگاهی در شرکت به مقدار اندکی مفید است. وقتی با ارزش میشود که در دسترس باشد و ارزش آن با میزان در دسترس بودن افزایش مییابد.
مدیران میدانند که دوباره کاری و اختراع مجدد چرخ، حل مجدد یک مساله حل شده، فقط به خاطر تقسیم نشدن و در اختیار قرار نگرفتن نتایج و معلومات در بین کارمندان و مدیران چقدر رایج است.
ارزان و کم هزینه بودن کامپیوترها و شبکه ها، زیر بنای بالقوه ای برای تبادل دانش ایجاد کرده و بخت بزرگی برای مدیریت دانش به حساب می آید. اما این تکنولوژی ارتباطات فقط بصورت خط لوله برای تبادل معلومات است و معلومات مجدد ایجاد نمی کند و آنها را ارتقا نمیدهد.
